賢明なことわざにあるように、「太陽の下ではすべてに時がある。走る時、笑う時、飛び回る時がある」。 その気持ちとともに、家族の絆を強める時が来ました。 そして、次の家族の再会の計画を立てるのに最適な方法は何ですか。 家族の再会イベントは、最近では年に一度の大規模な家族のシンディグに進化しています. 古い家屋敷での集まりから豪華クルーズ船のガライベントまで。 しかし、家族の再会の計画を始めるのに適した時期はいつでしょうか? 実際、意味のある思い出に残る家族の集まりを計画し始めるのは、いつでも良い時期です。
時間を味方につける
小規模から大規模な家族のイベントを成功させる鍵は、自分自身と家族の残りの人たちに、すべてをまとめるのに十分な時間を与えることです. これにより、家族の再会プランナーは、必要なときに必要な場所でサポートを強化できます。 これには、再会プランナー側での良好なコミュニケーションと組織化が必要です。
適切な FAMILY REUNION ソフトウェアの選択
家族の再会イベントを組織する最善の方法は、*出席者登録スプレッドシート機能を備えた家族再会プランナー オーガナイザーと呼ばれるものを使用することです。 Planner オーガナイザーは現在、多くのソフトウェア形式で提供されています。 スタンドアロン プログラムでは、同窓会の日付、時間、出席者数、ゲスト リストの連絡先情報などの情報を手動で入力する必要がある場合があります。 MS Word や Excel スプレッドシートなど、ほとんどのユーザーが使い慣れている形式にデータをエクスポートおよびインポートできる同窓会計画ソフトウェア プラットフォームを選択すると有利です。
委員会のプレゼンテーション機能
ユーザーは、スプレッドシート データ レポートや、調査用の棒グラフや円グラフ、会費台帳などのプレゼンテーション機能を利用できる必要があります。 家族の再会プランナーの主催者は、調査データと集計を簡単に入力できるようにする必要があります。 たとえば、再会委員会は、家族の再会イベントの場所として 3 つの候補を絞り込みます。 おそらく、これらの場所が各出席者の自宅住所からどれだけ離れているかを調べたいと思うでしょう。 同窓会会場までの移動距離を世帯ごとに入力し、比較レポートを作成できる機能で、便利な場所を絞り込むことができます。
アカウントと残高のチェックリスト
ソフトウェアには、T シャツの注文と支払い残高を合計できる機能が含まれている必要があります。 希望する再会活動とメニュー調査を追跡します。 委任された割り当てを追跡します。 プランナーには、家族の再会計画の入門書も付属していることを確認してください。 チェックリストが組み込まれた編集可能な事前作成されたタイムライン プランナーが含まれている必要があります。 同窓会の備品と材料リストは非常に役に立ちます。 多くの同窓会プランナーには、チラシ、ラベル、名札、公式の同窓会の文具、ウェルカム レターのテンプレートなど、多数のテンプレートが付属しています。
便利な検索エンジン機能
現在、主要な検索エンジンは、ユーザーが MS Word および Excel スプレッドシート形式の標準データを他のオンライン ユーザーと共有できる機能を提供しており、関係者全員にとって再会のコミュニケーション プロセスが非常に簡単になっています。
ステップバイステップの再会計画
ステップ 1. 最初のタスクは、家族の再会イベントの種類について、家族から情報を収集することです。 これを行うには、まず、次の家族の再会の計画が進行中であること、およびアイデアを検討し、委員会メンバーのボランティアを選択する必要があることを発表する必要があります.
ステップ 2. 家族のメンバーとその住所のリストを作成し、お知らせをチラシまたはニュースレター形式で送信します。 発表には、食べ物、娯楽、テーマ、イベント、場所に関する意見や提案を求める簡単なアンケートを含める必要があります。 迅速に対応し、実際的な情報を提供する人は、再会委員会を結成するよう求められるべきです。
ステップ 3. 最初の委員会会議の時間と、ほとんどの人が出席できる場所を設定します。
ステップ 4. 委員長と会計を含む最初の委員会メンバーを編成します。
ステップ 5. 「委員会リスト」を使用して、他の分科会委員長の選択を開始します。 委員会のリストには、次の義務が含まれています。
食品委員会
歓迎・挨拶委員会
財務委員会
コミュニケーション委員会
片付け委員会
募金委員会
家族歴史委員会
写真委員会
報道・メディア委員会
消耗品部門
安全衛生委員会
セキュリティ部門
系図研究発表委員会
ステップ 6. 次に、考慮事項を確認し、再会の場所の候補を検討します」、再会のテーマ、提案された日付、予算の初期費用の見積もり。最初の郵送で送信したアンケートを忘れずに使用してください。多くの家族再会プランナーの主催者には、30 または考慮すべき要素が増えました。
ステップ 7. 考慮要素について話し合うとき、誰が何をするかについての最終決定を記録します。 それに応じて、委員会の委員長とボランティアを委任します。 代表団が委員長の部署と調和していることを確認してください。 割り当ての重複は避けてください。
ステップ 8. イベントの計画の詳細に入ります。 「可能性のある場所と活動」リストを使用して、完了した調査を可能性のある場所と活動リストと比較します。 推奨されていない場所に線を引き、希望する場所を 3 つまたは 4 つの選択肢に絞り込みます。 今すぐ投票してください。 活動についても同じパターンに従います。
ステップ 9. 場所と活動を決定したら、資料とサービスの形でイベントのニーズをよりよく理解できます。
ステップ 10. スターターとして「ニーズ リスト」を使用し、部門長の助けとフィードバックを得て、イベントのすべてのニーズのリストを開始します。
ステップ 11. 大まかな「経費リスト」を作成して、イベントや活動に必要な資金の額を把握し、これをリユニオン プランナーの予算リストと計算ツールに追加します。
ステップ 12. 再会イベントが正午以降に開催される場合は、調査を使用して「再会ランチ プログラムの議題」を完成させます。 それ以外の場合は、「再会ディナー プログラム アジェンダ」を作成します。
家族の再会ソフトウェアを選択し、再会イベントを組織する際に、これらの基本的な手順に従うことで、良いスタートを切ることができます.
*家族同窓会の計画「出席者登録ワークシート」は、ユーザーが会費台帳、同窓会アンケートの集計、ゲストリスト名簿の作成などの形式で情報を記録できるスプレッドシートです.Tシャツの注文を入力し、特別なニーズを追跡します. .